Send til en ven   Udskriv9/11 2012 kl. 9:12
Send til en ven

Få budskabet frem i dine mails

De fleste mennesker oplever at skulle kommunikere via e-mail. Det er bare ikke altid, at budskabet fremstår klart og tydeligt. Når du skriver en e-mail, er der nogle enkle retningslinjer, som kan gøre dine mails mere simple og forståelige.

Af Amanda Højme Nielsen

Du har sikkert selv oplevet at få en e-mail, hvori pointen ikke var tydelig, og du har måske endda været i tvivl om, hvad afsenderen forventede af dig. Omvendt har de fleste mennesker også været i tvivl om, hvordan et budskab leveres kort og præcist, så modtageren ikke misser vigtig information eller misforstår e-mailens indhold.

Udnyt emnelinjen

Alt for mange mennesker udnytter ikke emnelinjen godt nok – nogle sender endda e-mail med ”intet emne”. Tænk på emnet for din e-mail som en overskrift ligesom i en avis: den skal fange læsers opmærksomhed, kort fortælle hvad indholdet handler om og sikre, at vedkommende motiveres til at åbne, læse og handle på budskabet.

Hvis din e-mail kræver en respons, kan du sagtens gøre opmærksom på dette i emnelinjen ved fx at skrive ”Påmindelse om møde 10/4 kl. 10 på hotel Svane - svar senest 2/4”. Sender du e-mails i form af rapporter, nyhedsbreve eller lign., så inkludér altid datoen i emnelinjen, så modtager har mulighed for nemt at skelne dine ugentlige mails fra hinanden.

Undgå mere end ét budskab

Hvis du gerne vil gøre din pointe klar og tydelig, kan det være en god idé at holde sig til ét enkelt budskab per mail. Undgå så vidt muligt lange e-mails med flere forskellige spørgsmål og opgaver – det øger chancerne for forvirring og misforståelser i den anden ende.

Hvis du alligevel har behov for at inkludere mere end ét budskab i en og samme mail (hvis dine forskellige budskaber fx vedrører samme projekt eller møde), så inddel dine forskellige punkter i tydelige og endda nummererede afsnit.

Tydeliggør din forventning

Afslut altid dine mails med en tydelig indikator på, hvad du forventer af modtageren. Er din mail blot oplysende eller forventer du en tilbagemelding i form af mail eller en telefonopringning? Hvis vedkommende er i tvivl om, hvordan han/hun skal reagere på dit budskab, er chancerne for, at du opnår den ønskede respons også tvivlsomme.

Husk også altid at gøre din kontaktinformation tilgængelig.

JobOgLedelse.dk • Tlf: (+45) 44 44 06 35