Send til en ven   Udskriv23/10 2014 kl. 12:13
Send til en ven

Den perfekte e-mail til travle erhvervsfolk

Selvom flere og flere topledere og erhvervsfolk gør brug af de sociale medier, er e-mail stadig en foretrukken kommunikationsform. Hvis du vil være sikker på at nå igennem til den travle topleder med din e-mail, er der derfor flere ting, du kan gøre.

Af Amanda Højme Nielsen

Det er de færreste topledere og chefer der har tid og overskud til at læse lange, udpenslende e-mails. Indbakken bugner, og hvis du ikke rammer plet med dit virtuelle budskab, kan du risikere at dine e-mails går tabt i spamfilteret. Den uendeligt lange liste af e-mails er for de fleste blot noget der hurtigt skal overstås, og derfor er det vigtigt, at du ved, hvordan du kommer igennem med dit budskab på en kort og præcis måde.

Undgå spamfiltret

Der kan være forskellige årsager til, at du har brug for at e-mail en leder af en virksomhed eller afdeling i en virksomhed. Måske skriver du i forbindelse med netværk, forespørgsler, samarbejde osv.

Når din e-mail når frem til modtageren, er der tre elementer, som skal være let gennemskuelige for modtageren: hvem er mailen fra? Hvad er formålet? Hvor lang tid vil det tage?  Hvis din e-mail er ugennemskuelig, er der gode chancer for at den ryger bagerst i køen eller direkte i spamfiltret.

Kort og kontant

Den bedste tommelfingerregel, når du skal kontakte travle folk via e-mail, er at gøre det kort og kontakt. Det skal være ligetil og gennemskueligt. Din e-mail er blot én ud af rigtig mange mails, som skal læses den pågældende dag, og derfor er det din opgave at gøre mailen så ligetil som muligt.

1 Gør det kort

Kog dit budskab og mailens formål ned til det absolut minimale. Gør det kort. Længden på din e-mail vil selvfølgelig variere afhængig af formålet. Din e-mail skal i korte træk besvare hvem, hvad og hvorfor. Hvis du finder det svært at fatte dig i korthed, kan du med fordel læse og redigere dine egne e-mails ad flere omgange inden du sender.

2 Kontant og overskueligt

Undgå at pakke dit budskab ind i lange forklaringer – kom til sagen! Du kan med fordel inddele dine spørgsmål eller dit budskab i punktform, så det er let for modtageren at overskue det, du gerne vil frem til.

3 En kort opsummerende overskrift

Når du er færdig med din e-mail, så lav en kort opsummerende overskrift til din e-mail. Formuler den så den både opsummerer og ”sælger” budskabet i selve mailen og motiverer modtageren til at fortsætte læsningen.

Relaterede nyheder

JobOgLedelse.dk • Tlf: (+45) 44 44 06 35