Send til en ven   Udskriv19/4 2012 kl. 15:22
Send til en ven

Gør møderne effektive

Nogle møder kan få folk til at gabe om kap, mens andre møder kan sprede vild begejstring – og de sidstnævnte er som regel også de mest effektive. Hvis du står overfor at skulle afholde et møde, bør du være særlig opmærksom på 4 trin, som kan hjælpe dig til at holde bedre og mere effektive møder.

Af Erik Bernskov

Der afholdes uendelig mange møder i erhvervslivet, firmaer og organisationer, men det er bestemt ikke alle møder, der er lige effektive eller som fører noget godt med sig. Faktisk er mange møder helt overflødige, fordi de egentlige ikke har noget reelt indhold. Nogle virksomheder og organisationer holder simpelthen for mange møder.

Et effektivt møde kan måles på fire punkter:

  • Mødet opfylder sit formål
  • Mødet har strukturerede spilleregler
  • Mødet tager mindst mulig tid
  • Alle deltagere går derfra med mere viden, øget begejstring og større forståelse for mødets indhold end da mødet begyndte.

Mødets formål

Inden du indkalder til møde, skal du være helt afklaret med, hvad mødets formål egentlig er. Mange møder ender alt for tit med, at deltagerne diskuterer forskellige emner uden egentlig at vide, om de har opnået noget med det.

Vil du nå frem til en beslutning? Vil du indsamle statusopdateringer fra medarbejdere? Vil du videregive en eller flere vigtige informationer? Skal der fastlægges en handlingsplan? Skal der brainstormes?

Når du har mødets formål på plads, så lav en dagsorden, hvor du hele tiden holder fokus på, om punkterne er med til at opfylde mødets overordnede formål.

Det strukturerede mødes spilleregler

Hvis man ikke holder sig til sin dagsorden eller lader den meget snaksaglige mødedeltager afbryde eller distrahere, kan det hele nemt køre af sporet. De fleste har nok oplevet, at et møde er blevet ødelagt fordi én eller flere deltagere brugte al taletiden, førte samtalen ud på et sidespor eller talte udenom emnet.

Hvis man bedst muligt skal undgå uønskede meninger og snakkemaskiner i et møde, er det vigtigt på forhånd at klargøre mødets ”spilleregler”. Ordstyreren har til opgave at holde fokus på mødets formål, følge dagsordenen og gøre fordeling af taletid og indlæg klart overfor alle deltagere i mødets begyndelse.

Et mødes spilleregler kan selvfølgelige variere alt afhængig af hvilken type møde, du afholder og hvad formålet er – men fælles for alle er, at alle skal være indforståede med og følge spillets regler, ellers er det næsten umuligt at komme i mål.

Mødet tager mindst mulig tid

Tid er kostbar og skal også bruges fornuftigt i mødesammenhæng. Som jeg nævnte tidligere, så skal møder ikke bare afholdes for syns skyld, men med et formål – ellers er det spild af alles tid.

Begynd dit møde med at klargøre formålet for alle. Du kan fx sige: ”Når vi når slutningen af dette møde om 2 timer, skal vi have opnået/være kommet frem til ________”. De fleste deltagere vil føle, at deres tilstedeværelse ikke er spild af tid, når de forstår og ved, hvad formålet er, og det vil også blive lettere at målrette alle mødets elementer mod slutmålet.

Når du udarbejder dagsordenen for mødet, så prioritér de vigtigste ting først og gem al udenomssnak til sidst – hvis der er tid tilbage. Du kan også planlægge hvor lang tid hvert af dine punkter bør tage, og om der skal være mulighed for kommentarer eller ej. Husk, bare fordi en deltager markerer, at han/hun gerne vil sige noget, er det ikke ensbetydende med, at han/hun bør få taletid.

Overvej også hvad mødets deltagere bør vide på forhånd, så de kan få mest muligt ud af tiden. Hvad skal de forberede eller fremlægge ved mødet? De mest effektive møder er dem, hvor alle – og ikke kun mødets leder – er forberedte.

Hvis du gerne vil opnå et effektivt møde, så insistér på, at alle respekterer og overholder den planlagte tid. Begynd mødet til tiden og lad være med at tilgodese dem, der kommer for sent – og slut til tiden. Lad være med at bruge tid på at diskutere ting, som kun vedrører en eller få personer; det kan sagtens gøres udenfor mødetiden.

Alle går begejstrede derfra

Jeg ved godt, det ikke er alle møder, der har til formål at begejstre, men det skal ikke være en forhindring for, at deltagere kan gå fra et effektivt møde med følelsen af, at mødet har været godt og effektivt. Et møde skulle gerne motivere til, at deltagere vil være endnu mere forberedte og engagerede ved det næste møde, fordi de ved, det er tiden værd.

Chancen for at deltagerne går derfra med møde-begejstring er større, når du følger de tre foregående trin, jeg har beskrevet. Men der er også nogle andre ting, du bør være opmærksom på, hvis du gerne vil sikre maksimal tilfredshed hos alle.

  • Hvis der er en eller flere som dominerede samtalen under mødet, så sørg for selv at henvende dig til andre om deres mening. Husk, en god ordstyrer skal også kunne håndtere den dominerende og snaksalige deltager.
  • Når et punkt er blevet gennemgået, så giv en kort opsummering af konklusionen og det, der blev sagt.
  • Hvis I kommer ud på et sidespor, så afbryd og pointér at du vil notere punktet til senere diskussion ved lejlighed og mind deltagerne om mødets formål.
  • Hold styr på ansvar og opgaver som bliver uddelt under mødet.
  • Giv en kort opsummering af mødet ved mødets slutningen og gør opmærksom på, hvad næsten skridt er (du udsender et referat, hvornår næste møde afholdes etc.).

Hvis du gerne vil forbedre din måde at afholde møder på og blive endnu bedre, kan du eventuelt bede om feedback fra nogle af mødets deltagere.

Afslutningsvis kan jeg minde om, at gode mødereferater kan sikre, at beslutninger på mødet også fastholdes og gennemføres.

Relaterede nyheder
JobOgLedelse.dk • Tlf: (+45) 44 44 06 35