Send til en ven   Udskriv27/4 2012 kl. 9:23
Send til en ven

Få mere ud af din tid med planlægning

Hvis du gerne vil få mest muligt ud af din arbejdsdag er det selvfølgelig først og fremmest vigtigt, at du ved, hvad du gerne vil opnå – og derefter planlægge din tid.

Af Amanda Højme Nielsen

Når det er svært at komme til bunds i de endeløse bunker af arbejdsopgaver og ubesvarede e-mails, er det også nemt at miste overblikket. Og her kan planlægning være med til at gøre din arbejdsdag både mere effektiv og overskuelig, og give dig muligheden for at revurdere den reelle tid, du bruger på de forskellige arbejdsopgaver.

Det vigtigste element i planlægning af din arbejdsdag er, at du har et realistisk forhold til den mængde tid, du har til rådighed, og hvor meget du kan opnå på den tid. Lad være med at tage munden for fuld eller sætte urealistiske mål.

Find et system der virker

Du kan ikke planlægge din dag, hvis ikke du har styr på dine aftaler og opgaver – det er de færreste der kan huske det hele i hovedet. Find et system der virker for dig, og brug det. Måske holder du allerede styr på din dag i en kalender på mobilen, på computeren eller i en notesbog, men der vil altid være plads til optimering. Hvis du ikke allerede har et system der virker, så find frem til, hvad der er overskueligt og nemt for dig.

Brug dit system til at holde styr på aftaler, opgaver, huskesedler osv., men huske også at sætte tid af til uforudsete ”tidsrøvere” som kan dukke op i løbet af dagen. Og sørg for at kigge på din plan/kalender flere gange i løbet af dagen.

Prioritering frem for alt

Hvis din planlægning skal fungere og være effektiv, er du også nød til at prioriterer den og gøre det til en rutine – udvælg et fast tidspunkt (det kan fx være i starten af måneden, ugen eller dagen), hvor du vil sætte dig ned, få overblik og planlægge. Din planlægning vil selvfølgelig variere alt afhængig af, om du bruger 5 minutter hver morgen eller 20 minutter i starten af ugen – det er op til dig at vurdere, hvad der er mest effektivt for dig.

Du kan eventuelt benytte dig af nogle af de følgende punkter, når du laver din regelmæssige planlægning:

  • Find ud af, hvor meget tid du reelt har til rådighed eller ønsker at bruge på dit arbejde (dette vil selvfølgelig variere meget afhængigt af dit job).
  • Find ud af og gennemgå de handlingsplaner, møder, projekter, aftaler eller lign. som har førsteprioritet i din kalender og vær sikker på, du tildeler dig selv den tid, du skal bruge til hver enkelt aktivitet.
  • Angiv hvor meget tid du planlægger at bruge på alle dine forskellige aktiviteter. Hvis du ved, du konstant vil blive afbrudt af telefoner eller andet, så husk at regne det med i din tidsramme.
  • Forsøg at efterlade ekstra tid til uforudsete aktiviteter i din kalender. På den måde undgår du lettere at overbooke dig selv, lave flere aftaler på én gang osv. Desuden er det rart med den ekstra tid, hvis du skulle få brug for at flytte rundt på aftaler, møder o. lign.
  • Lav en liste med dine mål for dagen, ugen eller måneden samt de opgaver, du vil fokusere på og planlæg så, hvornår du vil give dig selv tid til at fokusere på det. Det er især vigtigt, hvis din hverdag hurtigt bliver fyldt op med møder og aftaler, og du sjældent får tid og ro til at arbejde med dine fokusopgaver.

Det kan tage tid at blive god til at vurdere sin egen tid og planlægge derefter. Vær ambitiøs, men også realistisk, når du kaster dig ud i at lave dine egne planlægningsmøder.

Husk at det vigtigste i at være effektiv og nå sine mål er at prioritere rigtigt.

JobOgLedelse.dk • Tlf: (+45) 44 44 06 35